Regulamin

Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

Załącznik nr 2 do Regulaminu platformy ZamówMycie · wersja 1.0 · obowiązuje od 3.09.2026

Niniejsza umowa („Umowa powierzenia") stanowi integralną część Regulaminu i zostaje zawarta między Usługodawcą a Operatorem z chwilą akceptacji Regulaminu, a najpóźniej z chwilą pierwszego wprowadzenia przez Usługodawcę danych osobowych do Panelu zarządzania. Umowa zawierana jest w formie elektronicznej (art. 28 ust. 9 RODO). Pojęcia pisane wielką literą mają znaczenie nadane im w Regulaminie.

§1 Strony i role

  1. Usługodawca jest administratorem danych osobowych Klientów Usługodawcy wprowadzanych do Panelu zarządzania („Administrator").
  2. Operator — INFINITY Dawid Namyślak, ul. Jeleniogórska 16, 60-179 Poznań, NIP 7772573745, REGON 301254472 — przetwarza te dane w imieniu Usługodawcy jako podmiot przetwarzający („Podmiot przetwarzający").
  3. Umowa nie obejmuje danych, których administratorem jest Operator: danych konta Usługodawcy oraz danych Klientów Platformy przetwarzanych w związku z Rezerwacjami złożonymi przez Platformę — te reguluje Polityka prywatności. Jeżeli Klient Usługodawcy jest jednocześnie Klientem Platformy, dane pochodzące z Rezerwacji pozostają w administrowaniu Operatora, a dane wprowadzone przez Usługodawcę ręcznie — w administrowaniu Usługodawcy.

§2 Przedmiot, charakter, cel i czas trwania przetwarzania

  1. Przedmiot: dane osobowe wprowadzone przez Usługodawcę do Panelu zarządzania — baza klientów, pojazdy klientów, rezerwacje wprowadzone ręcznie, tagi i notatki.
  2. Charakter i operacje: zapisywanie, przechowywanie, porządkowanie, wyszukiwanie, wyświetlanie, modyfikowanie, agregowanie do statystyk, tworzenie kopii zapasowych i usuwanie — wyłącznie w systemach informatycznych Platformy.
  3. Cel: umożliwienie Usługodawcy prowadzenia terminarza, bazy klientów i statystyk własnej działalności.
  4. Czas trwania: przez okres korzystania z Panelu zarządzania, do usunięcia danych przez Usługodawcę albo usunięcia jego konta (§6).

§3 Rodzaj danych i kategorie osób

  1. Kategorie osób: klienci Usługodawcy — osoby fizyczne (w tym prowadzące działalność gospodarczą), którzy nie muszą być użytkownikami Platformy.
  2. Rodzaje danych: imię i nazwisko lub nazwa; numer telefonu; adres e-mail; dane pojazdu (marka, model, numer rejestracyjny, opis); terminy, zakres i ceny zaplanowanych lub wykonanych usług; tagi i notatki wprowadzone przez Usługodawcę.
  3. Usługodawca nie wprowadza do Panelu danych szczególnych kategorii ani danych dotyczących wyroków skazujących (art. 9 i 10 RODO), w szczególności w polach notatek.

§4 Obowiązki Administratora (Usługodawcy)

  1. Zapewnia podstawę prawną przetwarzania danych swoich klientów (co do zasady art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO) i realizuje wobec nich obowiązek informacyjny (art. 13 i 14 RODO).
  2. Wprowadza wyłącznie dane niezbędne do obsługi klienta i pojazdu; notatki ogranicza do informacji rzeczowych związanych z usługą.
  3. Odpowiada za treść i poprawność wprowadzonych danych, za osoby, którym udostępnia dostęp do swojego konta, oraz za rozpatrywanie żądań osób, których dane dotyczą (dostęp, sprostowanie, usunięcie) — przy użyciu narzędzi Panelu zarządzania.
  4. Zapytania i żądania takich osób skierowane do Operatora są przekazywane Usługodawcy jako administratorowi.

§5 Obowiązki Podmiotu przetwarzającego (Operatora)

  1. Przetwarza powierzone dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Usługodawcy; poleceniem są Regulamin, niniejsza Umowa oraz czynności wykonywane przez Usługodawcę w Panelu zarządzania. Operator nie wykorzystuje powierzonych danych do własnych celów, w szczególności nie kontaktuje się z Klientami Usługodawcy z własnej inicjatywy i nie kieruje do nich działań marketingowych, chyba że Usługodawca wyraźnie zleci taką czynność w Panelu (np. przyszła funkcja zaproszenia klienta do aplikacji).
  2. Dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione przez Operatora, zobowiązane do zachowania poufności.
  3. Stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka (art. 32 RODO), w tym: szyfrowaną transmisję (HTTPS), logowanie z weryfikacją numeru telefonu, izolację danych każdego Usługodawcy (dostęp ograniczony rolami i identyfikatorem profilu), ograniczanie liczby zapytań, rejestrowanie zdarzeń oraz codzienne kopie zapasowe przechowywane na serwerach w Unii Europejskiej.
  4. Pomaga Usługodawcy w wywiązywaniu się z obowiązku odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą (art. 12–22 RODO): przez funkcje Panelu (wyszukiwanie, edycja, usunięcie klienta) oraz — na żądanie — przekazując kopię powierzonych danych w formacie elektronicznym w terminie 14 dni.
  5. Pomaga Usługodawcy w wywiązywaniu się z obowiązków z art. 32–36 RODO, stosownie do charakteru przetwarzania i dostępnych informacji.
  6. Zgłasza Usługodawcy naruszenie ochrony powierzonych danych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 48 godzin od jego stwierdzenia, e-mailem na adres przypisany do konta, wraz z dostępnymi informacjami o charakterze naruszenia, jego skutkach i podjętych środkach.
  7. Udostępnia informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków z art. 28 RODO i umożliwia audyty lub inspekcje: po uzgodnieniu terminu z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem, w dni robocze, nie częściej niż raz w roku — chyba że audyt wynika z naruszenia lub żądania organu nadzorczego. Koszty audytu ponosi Usługodawca.
  8. Niezwłocznie informuje Usługodawcę, jeżeli jego zdaniem wydane polecenie narusza RODO lub inne przepisy o ochronie danych.

§6 Usunięcie i zwrot danych

  1. Usługodawca może w każdej chwili usunąć lub zarchiwizować dane klienta w Panelu zarządzania; usunięte dane natychmiast przestają być dostępne w Panelu.
  2. Usunięcie konta Usługodawcy powoduje trwałe usunięcie wszystkich powierzonych danych (baza klientów, pojazdy, rezerwacje wprowadzone ręcznie): z systemu produkcyjnego natychmiast, a z kopii zapasowych w cyklu ich rotacji — nie później niż w ciągu 30 dni.
  3. Przed usunięciem konta Usługodawca może zażądać kopii powierzonych danych (§5 pkt 4).
  4. Po zakończeniu przetwarzania Operator nie zachowuje kopii powierzonych danych, z wyjątkiem danych zanonimizowanych (statystyki bez możliwości identyfikacji osób) oraz przypadków, w których obowiązek przechowywania wynika z przepisów prawa.

§7 Dalsze podmioty przetwarzające

  1. Usługodawca wyraża ogólną zgodę na korzystanie przez Operatora z dalszych podmiotów przetwarzających:
    • cyber_Folks S.A. (Poznań, Polska) — infrastruktura serwerowa i kopie zapasowe; serwery w Polsce;
    • Google Ireland Ltd. (Firebase Cloud Messaging) — dostarczanie powiadomień push do Usługodawcy, w zakresie, w jakim treść powiadomienia o wizycie zawiera dane klienta;
    • Brevo (Sendinblue SAS, Paryż, Francja) — wysyłka e-maili do Usługodawcy, w zakresie, w jakim treść wiadomości o wizycie zawiera dane klienta.
  2. Operator nakłada na dalsze podmioty przetwarzające obowiązki ochrony danych nie mniej rygorystyczne niż wynikające z niniejszej Umowy i odpowiada za ich działania jak za własne.
  3. O zamiarze dodania lub zmiany dalszego podmiotu przetwarzającego Operator informuje z 14-dniowym wyprzedzeniem (e-mailem lub komunikatem w aplikacji). Usługodawca może wyrazić sprzeciw — w takim przypadku może zaprzestać korzystania z Panelu zarządzania i usunąć powierzone dane przed wejściem zmiany w życie.
  4. Operator nie przekazuje powierzonych danych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Jeżeli dalszy podmiot przetwarzający przetwarza dane poza EOG, odbywa się to wyłącznie na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (w tym EU-US Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych.

§8 Odpowiedzialność

  1. Każda ze stron odpowiada za szkody spowodowane przetwarzaniem naruszającym RODO w zakresie określonym w art. 82 RODO.
  2. Panel zarządzania udostępniany jest nieodpłatnie. Odpowiedzialność Operatora wobec Usługodawcy z tytułu niniejszej Umowy ograniczona jest do szkody rzeczywistej, do wysokości Prowizji Operatora zapłaconych przez Usługodawcę w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie, chyba że szkoda wynika z winy umyślnej Operatora albo przepisy bezwzględnie obowiązujące stanowią inaczej.

§9 Postanowienia końcowe

  1. Umowa obowiązuje przez czas korzystania z Panelu zarządzania i rozwiązuje się z chwilą usunięcia konta Usługodawcy albo usunięcia przez niego wszystkich powierzonych danych.
  2. Zmiany Umowy następują na zasadach przewidzianych dla zmian Regulaminu.
  3. W sprawach nieuregulowanych stosuje się RODO, ustawę o ochronie danych osobowych oraz prawo polskie.
  4. Kontakt w sprawach ochrony danych: kontakt@zamow-mycie.pl.